Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

БУКВА, согласно ГОСТ 7.79—200 °CИБИД «Правила транслитерации кирилловского письма латинским алфавитом», – графический символ, входящий в состав алфавита. Каждая система письма устанавливает пределы, в которых может варьироваться начертание букв без изменения их алфавитного значения.
БУХГАЛТЕРСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ, согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 № 129 ФЗ, состоит из: первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности (включает в себя: бухгалтерский баланс; отчет о прибылях и убытках и приложения к отчету; аудиторское заключение; пояснительную записку к бухгалтерской отчетности).
ВИД ПИСЬМЕННОГО ДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения.
ВИДЕОГРАММА, согласно ГОСТ 13699—91 «Запись и воспроизведение информации. Термины и определения», – сигналограмма, полученная в результате видеозаписи.
ВИДЕОЗАПИСЬ, согласно ГОСТ 13699—91 «Запись и воспроизведение информации. Термины и определения», – запись сигналов изображения.
ВИДЕОФОНОГРАММА, согласно ГОСТ 13699—91 «Запись и воспроизведение информации. Термины и определения», – сигналограмма, полученная в результате видеозвукозаписи.
ВИДЕОЗВУКОЗАПИСЬ, согласно ГОСТ 13699—91 «Запись и воспроизведение информации. Термины и определения», – одновременная запись сигналов изображения и звука.
ВОСПРОИЗВЕДЕНИЕ (ИНФОРМАЦИИ), согласно ГОСТ 13699—91 «Запись и воспроизведение информации. Термины и определения», – процесс получения записанной информации от сигналограммы.
ГИПЕРТЕКСТОВАЯ БАЗА ДАННЫХ, согласно ГОСТ 7.73–96 «Поиск и распространение информации. Термины и определения», – текстовая база данных, записи в которой содержат связи с другими записями, позволяющими компоновать ансамбли записей на основе их логической связанности.
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО (ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ), согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
ДИАЗОГРАФИЯ, согласно ГОСТ 13.0.002—84 «Репрография. Термины и определения», – способ репрографии с использованием диазоносителей, чувствительных к излучению ультрафиолетовой области спектра.
ДИАКРИТИЧЕСКИЙ ЗНАК, согласно ГОСТ 7.79—200 °CИБИД «Правила транслитерации кирилловского письма латинским алфавитом», – графический символ, добавляемый к букве сверху или снизу или наносимый на изображение буквы для изменения ее начертания и функций в системе письма.
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ, согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – запись информации на различных носителях по установленным правилам.
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ, согласно разделу 2 ГСДОУ, – процессы, относящиеся к записи (фиксации) и оформлению необходимой для осуществления управленческих действий информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, диски, кристаллы и др.).
ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ, согласно Федеральному закону «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27.06.2006 № 149-ФЗ, – зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель. В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации.
 
ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ПРОЦЕДУРА, согласно ГОСТ Р ИСО 9000–2001 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь» – документ, содержащий процедуру.
ДОКУМЕНТНЫЕ РЕСУРСЫ, согласно ГОСТ 7.0—99 СИБИД «Информационно-библиотечная деятельность, библиография. Термины и определения», – вид информационных ресурсов, представляющий совокупность отдельных документов, массивов документов в информационных системах.
ДОКУМЕНТЫ В ОБЛАСТИ СТАНДАРТИЗАЦИИ, согласно Федеральному закону «О техническом регулировании» от 27.12.2002 № 184-ФЗ, – это следующие документы: 1) национальные стандарты; 2) правила стандартизации, нормы и рекомендации в области стандартизации; 3) применяемые в установленном порядке классификации, общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; 4) стандарты организаций.
ДОКУМЕНТЫ – ПРИЛОЖЕНИЯ, согласно параграфу 2.1.11 ГСДОУ, могут быть трех видов: 1) утверждаемые или вводимые в действие соответствующим распорядительным документом (приложения к правовым актам, имеющие самостоятельное значение); 2) поясняющие или дополняющие содержание другого документа; 3) направляемые с письмом в другие организации.
ЕДИНСТВО ПРАВИЛ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДЕЙСТВИЙ, согласно параграфу 2.1.2 ГСДОУ, – единообразное на всех уровнях управления применение ГСДОУ, унифицированных систем документации (УСД) и Общероссийских классификаторов технико-экономической информации (ОК ТЭИ).
ЕДИНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К СИСТЕМАМ ДОКУМЕНТАЦИИ, согласно параграфу 1.9 ГСДОУ, – требования, перечисленные: 1) в государственных и отраслевых стандартах; 2) в инструкциях по вопросам документационного обеспечения управленческой деятельности, учитывающих специфику отрасли; 3) в отраслевых унифицированных системах документации; 4) в типовых номенклатурах дел; 5) в типовых перечнях документов с указанием сроков их хранения.
ЗАПИСЬ (ИНФОРМАЦИИ), 1) согласно ГОСТ Р ИСО 9000–2001 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь», – документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности; 2) согласно ГОСТ 13699—91 «Запись и воспроизведение информации. Термины и определения», – процесс преобразования сигналов информации в пространственное изменение физических характеристик или формы носителя записи с целью сохранения и последующего воспроизведения записанной информации.
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЯЗЫКОВ В НОТАРИАЛЬНОМ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ.
Согласно Федеральному закону «О языках народов Российской Федерации» от 25.10.1991 № 1807—1, правила определения языка судопроизводства распространяются на язык нотариального делопроизводства в государственных нотариальных конторах и в других государственных органах, выполняющих функции нотариального делопроизводства. Документы оформляются на государственном языке Российской Федерации, если гражданин, обратившийся за совершением нотариального действия, не владеет тем языком, на котором ведется делопроизводство.
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЯЗЫКОВ В ОФИЦИАЛЬНОМ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ.
Согласно Федеральному закону «О языках народов Российской Федерации» от 25.10.1991 № 1807—1, на территории Российской Федерации официальное делопроизводство в государственных органах, организациях, на предприятиях и в учреждениях ведется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Официальное делопроизводство в республиках ведется также на государственных языках данных республик. Порядок использования языков в официальном делопроизводстве определяется законодательством Российской Федерации и республик. Тексты документов (бланков, печатей, штампов, штемпелей) и вывесок с наименованиями государственных органов, организаций, предприятий и учреждений оформляются на государственном языке Российской Федерации, государственных языках республик и иных языках народов Российской Федерации, определяемых законодательством республик. В необходимых случаях официальное делопроизводство в субъектах Российской Федерации наряду с государственным языком Российской Федерации, государственными языками республик может вестись на языках народов Российской Федерации на территориях их компактного проживания. Порядок использования языков народов Российской Федерации в официальном делопроизводстве на указанных территориях определяется законодательством субъектов Российской Федерации. Документы, удостоверяющие личность гражданина Российской Федерации, записи актов гражданского состояния, трудовые книжки, а также документы об образовании, военные билеты и другие документы оформляются с учетом национальных традиций именования на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики, установившей свой государственный язык, оформление указанных документов наряду с государственным языком Российской Федерации может вестись на государственном языке республики.